Digitala verktyg

Här samlar vi information kring digitala verktyg för att hålla möten. Det gäller både styrelsemöten och årsstämmor.

Program för digitala möten

Det finns en rad olika program för digitala möten. Det finns för- och nackdelar med alla system och det viktiga är att ni hittar det som fungerar för just era behov.

Här hittar du en länksamling med support för Microsoft Teams, Zoom och Google Meet.

Här hittar du en lathund som visar två olika sätt att logga in i Zoom.

Innehåll

Program för videomöten

Verktyg för röstning

Information om kurser

Checklistor

Program för videomöten

Zoom

Det finns en gratisversion av detta program, dock finns då en begränsning på 40 minuter för ett möte med fler än 2 deltagare. För att ha längre möten räcker det med att mötesvärden har ett abonnemang för detta. Läs mer om Zoom på deras egen hemsida.

Microsoft Teams

För Teams kan du registrera dig som gratisanvändare, då ingår möten för max 100 deltagare i 60 minuter, begränsningen har tillfälligt utökats till 24 timmar och 300 personer. SHR har abonnemang för Microsoft 365 där Teams ingår och ni kan använda er hemslojden.org adress för föreningen. En info-adress delas ut till varje förening om behov finns, kontakta sarah.eriksson@hemslojden.org vid önskemål om detta. Läs mer om Teams på deras egen hemsida.

Google Meet

Detta är Googles program för videomöten. Alla med ett Google-konto kan skapa ett videomöte, bjuda in upp till 100 deltagare och träffas i upp till 60 minuter per möte kostnadsfritt. I den kostnadsfria versionen av Google Meet måste alla deltagare vara inloggade på ett Google-konto för att delta. Läs mer om programmet här.

Skype

Här kan du läsa mer om hur man skapar ett möte i Skype.

Jitsi

Jitsi är ett gratisprogram som Kulturens har gjort en instruktionsvideo för, videon hittar du här.

Verktyg för röstning

Vid ett vanligt styrelsemöte kan röstning genomföras ganska enkelt via de digitala program som nämns ovan, men vet man att det ska tas ”svåra” beslut som kanske kräver sluten omröstning eller när det gäller årsmöten och stämmor så kan man behöva använda sig av ett särskilt röstningsprogram för att säkerställa att röstningen går rätt till. Mer information om hur SHR ev. kan bistå i användningen kommer längre fram.

Suffra

Detta system har enkla funktioner men kan kräva lite tid att sätta sig in i. Du kan läsa mer om Suffra på deras egen hemsida.

VoteIT

Detta program har lite fler funktioner och passar för mer avancerade röstningar. Läs mer om programmet på deras egen hemsida.

Mentimeter

För detta program finns en gratisversion, här kan du läsa mer om priser och vad som ingår i de olika abonnemangen.

Polls i Zoom

I betalversionen av Zoom finns något som heter polls där man kan genomföra omröstningar under mötets gång. För den som deltog på föreningsdagen i november kunde då se hur detta gick till.

Handuppräckning

Har ni inte sluten omröstning och är relativt få deltagare kan det fungera att man ”räcker upp handen” i mötet. Det finns funktioner för detta i bland annat Zoom och Teams.

Kurser

Under hösten har SHR, tillsammans med Kulturens bildningsförbund, erbjudit flera kurstillfällen för att kunna använda Zoom och vi kommer i januari att erbjuda en kurs i Teams. Inbjudan till detta kommer gå ut till föreningarna via mejl, det finns 40 platser och det är först till kvarn som gäller.

Kulturens har en del gratis material att ta del av, bland annat en video som visar hur Jitsi fungerar och den hittar du här.
Samarbetar din förening med ett annat studieförbund än Kulturens kan du vända dig till dem för mer information om eventuella kurser de håller i ämnet.

Checklistor

När man genomför ett större möte eller en stämma är det viktigt att fundera på och planera för olika scenarier. Det är extra viktigt vid digitala möten.

Checklista mötesordförande

  • Skicka ut möteslänken i god tid innan mötet och uppmana deltagarna att logga in 10-15 minuter i förväg så att de kan testa tekniken.
  • Innan du väljer plattform och teknik kan du fundera över hur många deltagare som ska vara med. Kommer ni rösta? Sker det även röstning via ombud? Ska omröstningen vara sluten? För enkel röstning med få deltagare kan det räcka med handuppräckning i mötesprogrammet medan ett mer avancerat program behövs ifall omröstningsprocessen är med omfattande.
  • Det kan underlätta för mötesordföranden att utse en person som håller koll på chatten eller på vem som räcker upp handen samt en person som sköter det tekniska, t.ex. att dela ev. presentationer via sin skärm. Tänk då på att prata ihop er innan mötet och planera upplägget.
  • Inled mötet med en snabb påminnelse över funktionerna (stäng av mikrofonen, valfritt/obligatoriskt med kameran på samt kort presentation av dagens upplägg, om man begär ordet och ställer frågor via chatten t.ex.). Gå noga igenom hur röstningen kommer att gå till för att undvika förvirring. Ska ni använda er av en sluten omröstning kan ni använda externa program, se olika exempel ovan.
  • Om ni ska spela in mötet ska detta meddelas direkt när mötet startas. Det har bland annat med GDPR att göra. Det finns för och nackdelar med att spela in ett möte. Det är bra för att i efterhand minnas vad som sagts. Dock kan det hämma deltagarna och på detta sätt bidra till minskat engagemang i diskussionerna. Spela aldrig in ett möte utan att först meddela deltagarna om detta.
  • Erbjud en paus om mötet varar en längre stund.

Checklista deltagare

  • Tänk på att använda en dator eller surfplatta som har inbyggd mikrofon, se annars till att använda hörlurar. När du inte har ordet stänger du av din mikrofon.
  • Tänk på att varje mötesvärd kan ha olika sätt för hur de vill strukturera ett mötet, hur man ska ställa frågor eller begära ordet på så var lyhörd gällande riktlinjer.
  • Logga in i god tid för att testa tekniken. Se till att i förväg ha testat inloggning och säkerställ att du kan komma in i programmet.
  • Tänk på att deltagande via mobiltelefon eller surfplatta ofta ser lite annorlunda ut och att vissa funktioner kan saknas.

Riksidrottsförbundet har utförlig information på sin hemsida där du kan läsa mer om olika program och röstningsfunktioner.

 

Har du några frågor? Kontakta maria.smedberg@hemslojden.org eller sarah.eriksson@hemslojden.org.

Vi kan främst hjälpa till med frågor gällande Zoom och Teams men gör så gott vi kan för att även hjälpa dig med frågor om övriga program.

 

Sidan senast uppdaterad 2020-12-15.

Tillbaka till toppen